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Auf dem umkämpften Arbeitsmarkt von heute fühlt sich die Suche nach Talenten oft an wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen.
Du könntest Stunden damit verbringen, Hunderte von Lebensläufen zu durchforsten, um den perfekten Bewerbenden zu finden – und beim „ewigen Krieg um Talente“ scheint weit und breit kein Ende in Sicht zu sein. Deshalb ist ein effizienter Recruiting-Prozess für die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten unerlässlich.
Aber wie gelingt ein effizienter Rekrutierungsprozess, vor allem wenn deine HR- und Talentakquise-Teams mit mehreren HR-Systemen für Planung, Einstellung und Onboarding gleichzeitig arbeiten?
In einer idealen Welt hätte jedes Unternehmen eine einzige, umfassende Datenquelle, die den gesamten „Lebenszyklus“ eines Mitarbeitenden abdeckt – von der Planung für eine Stelle über die Einstellung bis hin zum Eintritt in den Ruhestand – mit robusten Lebenszyklus-Analysen. Der gesamte Prozess würde ein außergewöhnliches Bewerbendenerlebnis schaffen und eine einfache Zusammenarbeit zwischen allen an der Einstellung beteiligten Personen (Talentakquise-Team, HR-Verantwortliche, Beschäftigte der Personal- und Finanzabteilung) gewährleisten, die alle an einem Ort zentral zusammenarbeiten können.
Der Trick besteht darin, klein anzufangen. Eine Checkliste für den Recruiting-Prozess kann dabei helfen.
Wenn du eine Vorlage für den Recruiting-Prozess verwendest, kannst du deine Rekrutierungsbemühungen vereinfachen und optimieren. Von der Festlegung der Stellenanforderungen über die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten – eine gut strukturierte Checkliste für die Einstellung von Talenten stellt sicher, dass du keine wichtige Aufgabe im Prozessverlauf übersiehst und dass sich deine Bewerbenden durchweg wertgeschätzt fühlen.
Mit einer Recruiting-Vorlage kannst du jede Phase des Recruiting-Prozesses proaktiv angehen und einen klaren Recruiting-Prozess schaffen, mit dem du wertvolle Zeit sparst und bessere Bewerbende für dein Unternehmen findest.
Die Checkliste in diesem Leitfaden dient im Prinzip als „Co-Pilot“ und treuer Begleiter für deinen Recruiting-Prozess, damit du deine Einstellungsziele erreichst.
Was ist ein Recruiting-Prozess?
Ein effektiver Recruiting-Prozess hilft dir, ein leistungsfähiges und talentiertes Team aufzubauen. Außerdem verbessert er die Mitarbeitendenbindung.
Ein Recruiting-Prozess ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen neue Teammitglieder entdeckt, bewertet und einstellt. Die besten umfassen einfache Arbeitsabläufe und kollaborative Prozesse, die alle Beteiligten in den Recruiting-Prozess einbeziehen.
Gute Recruiting-Prozesse umfassen herausragende HR-Tools, um die Unterstützung aller Beteiligten zu nutzen, um einen Pool von Bewerbenden zu durchforsten und diejenigen auszuwählen, die am besten zur Kultur und den Werten des Unternehmens sowie zu den jeweiligen Stellenanforderungen passen.
Herausragende HR-Plattformen bieten einheitliche Prozesse für alle Beteiligten:
- Deine Talentakquise-Teams können damit die besten Talente aus den besten Quellen anwerben – anhand von Daten über interne Mobilität, ungenutzte Fähigkeiten in deiner aktuellen Belegschaft und Empfehlungen von Mitarbeitenden
- Deine HR-Verantwortlichen können es für eine einfache Kommunikation mit Bewerbenden nutzen, die sich nahtlos in ihre täglichen Arbeitsabläufe einfügt, und Aufgaben erstellen, die mehr Kontrolle und Transparenz in der Einstellungspipeline bieten
- Deine Personal- und Finanzteams können damit Workflows für die Planung und Genehmigung neuer Stellen entwickeln, die innerhalb des festgelegten Budgets liegen, und Lebenszyklus-Analysen nutzen, um die Wirksamkeit der Wachstumsstrategie des Unternehmens zu messen
Warum eine Checkliste für den Recruiting-Prozess verwenden?
Eine Checkliste oder eine Vorlage für den Recruiting-Prozess ermöglicht allen Beteiligten einfachere Rekrutierungsabläufe und gewährleistet eine schnelle und methodische Beurteilung der Bewerbenden sowie ein positives Erlebnis für Kandidierende.
Außerdem hilft dir die Checkliste dabei, einen strukturierten und organisierten Ansatz für die Einstellung der richtigen Talente für dein Unternehmen zu entwickeln, unabhängig davon, ob du HR-Systeme einsetzt oder nicht.
Eine Checkliste bietet dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Recruiting-Prozess. Somit stellst du sicher, dass du keine wichtigen Aufgaben übersiehst. Das führt zu besseren Einstellungsergebnissen.
Die 8-Schritte-Checkliste für den Recruiting-Prozess
Personalbeschaffung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Strategie erfordert. Die folgende umfassende Checkliste für den Recruiting-Prozess stellt sicher, dass du jeden einzelnen Schritt des Recruiting-Prozesses sorgfältig planst und durchführst, damit du die besten Talente auf dein Unternehmen aufmerksam machen, bewerten und für dich gewinnen kannst.
Zunächst wollen wir uns die einzelnen Schritte für den Recruiting-Prozess genauer ansehen.
1. Vorbereitung
In diesem Schritt legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Personalbeschaffung. Dazu gehört, dass du ein Rekrutierungsteam zusammenstellst und die Ressourcen für den Recruiting-Prozess bestimmst.
Es lohnt sich, gemeinsam mit deinem Team zu überlegen, aus welchen Gründen ihr die Stelle besetzen wollt und was eure Ziele sind. Es ist wichtig, die Unternehmensziele mit der Stellenbeschreibung und den Anforderungen der Stelle abzustimmen und sicherzustellen, dass das für die Stelle vorgesehene Personalbudget den Marktstandards entspricht oder diese übertrifft. Wenn du dies frühzeitig abklärst, kannst du mit höherer Wahrscheinlichkeit die Aufmerksamkeit von relevanten Bewerbenden gewinnen, die die Werte und Ziele deines Unternehmens verkörpern.
2. Anwerbung von Kandidierenden
Sobald du eine klare Vorstellung von den Anforderungen der Stelle und deinen idealen Kandidierenden hast, ist es an der Zeit, Bewerbungen einzuholen.
Mit aussagekräftigen Stellenausschreibungen, die deine Unternehmenskultur und deine Alleinstellungsmerkmale hervorheben, kannst du Bewerbende anziehen, die für die Stelle geeignet sind.
Bewirb deine Stellenausschreibungen in Jobbörsen, sozialen Medien und beruflichen Netzwerken. Wenn du eine Stelle über mehrere Kanäle bewirbst, könntest du es in Betracht ziehen, möglichst unterschiedliche Plattformen zu nutzen, die jeweils andere Zielgruppen ansprechen, um schon vor dem eigentlichen Auswahlverfahren der Diversität einen hohen Stellenwert beizumessen.
Suchst du Talente auf der ganzen Welt oder nur aus einer bestimmten Region? Ermutige Menschen aus Randgruppen, sich zu bewerben, sodass alle eine Chance haben, Teil deines Unternehmens zu werden, unabhängig von ihren jeweiligen Hintergründen.
Handelt es sich bei der Stelle um eine Homeoffice-, hybride oder Bürotätigkeit? Eine flexible Arbeitsweise lockt möglicherweise mehr talentierte Bewerbende auf der ganzen Welt an und macht deinen Arbeitsplatz gleichzeitig zugänglicher für Teammitglieder mit Beeinträchtigungen oder Menschen, die nicht in einem angemessenen Umkreis deines Büros wohnen.
Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken, wo deine idealen Bewerbenden ihre Zeit online verbringen, und deine Bemühungen darauf zu konzentrieren, Stellenanzeigen auf diesen Plattformen zu veröffentlichen. Wenn du zum Beispiel Kandidierende der Generation Z ansprechen willst, könntest du Kanäle wie TikTok nutzen, um deine Stellenanzeigen zu veröffentlichen.
Vergiss nicht, dass du auch innerhalb deines eigenen Unternehmens nach Bewerbenden suchen kannst. Die interne Rekrutierung ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine Stelle zu besetzen. Sie reduziert den Zeitaufwand für die Einarbeitung und bietet deinen Mitarbeitenden darüber hinaus Aufstiegsmöglichkeiten.
3. Überprüfung und Auswahl der Bewerbenden
Nachdem du die Stelle ausgeschrieben hast, wirst du schon bald viele Bewerbungen erhalten. Der nächste Schritt ist, die Bewerbenden zu prüfen und in die engere Auswahl zu nehmen.
Du kannst Bewerbungen effizient prüfen, indem du Auswahlkriterien entwickelst, die auf den Stellenanforderungen und den erforderlichen Qualifikationen basieren. Bewerbenden-Tracking-Systeme (ATS) und Pre-Employment-Screenings können dir dabei helfen, die Kandidierenden zu identifizieren, die die geeigneten Fähigkeiten und die erforderliche Erfahrung für die Stelle mitbringen.
4. Bewerbungsgespräche
Strukturierte Vorstellungsgespräche, die sich sowohl auf die fachlichen Fähigkeiten als auch auf die kulturelle Eignung konzentrieren, sind wichtig, um die Fähigkeiten von Bewerbenden zu bewerten und sicherzustellen, dass sie mit den Werten deines Unternehmens übereinstimmen.
Ein verhaltensorientiertes Vorstellungsgespräch und das Stellen situationsbezogener Fragen können wertvolle Einblicke in die Problemlösungskompetenz und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten von Bewerbenden geben.
Wenn du andererseits Bewerbenden die Möglichkeit gibst, Fragen zu stellen, kann das dazu beitragen, dass sie sich wohler und sicherer fühlen. Vielleicht erhältst du dadurch auch einen tieferen Einblick in das, was ihnen wichtig ist.
5. Beurteilung
Wenn du die ersten Vorstellungsgespräche geführt und deine besten Bewerbenden identifiziert hast, ist es an der Zeit, die Fähigkeiten der verbleibenden Kandidierenden auf die Probe zu stellen.
Entwirf eine praktische Übung, mit der du herausfinden kannst, ob die Kompetenzen der Bewerbenden mit den Anforderungen der Stelle vereinbar sind. Nutze reale Szenarien oder Fallstudien, um die Problemlösungskompetenz zu testen. So kannst du herausfinden, wie die Bewerbenden die Herausforderungen der Stelle angehen und ob sie dabei die Unternehmenswerte verkörpern.
6. Panel-Interviews
In dieser letzten Phase des Vorstellungsgesprächs kannst du ein Gremium einrichten, das aus relevanten Teammitgliedern besteht (z. B. der einstellenden Führungskraft, dem Vertretenden, Verantwortlichen bestimmter Abteilungen und sogar einzelnen Mitarbeitenden).
Während der Vorstellungsgespräche ist es hilfreich, mit den Bewerbenden über die eigene Wahrnehmung der Kompetenzen zu sprechen. Das ist die Gelegenheit für dein Team, alle noch offenen Fragen zu stellen oder die Fragen der Bewerbenden zu beantworten, bevor ihr eine endgültige Entscheidung trefft.
7. Referenzprüfung und Background-Check
Zu diesem Zeitpunkt hast du bestimmt schon ein paar talentierte Bewerbende für die freie Stelle im Kopf.
Es ist wichtig, ihre Informationen und Qualifikationen durch Background-Checks zu verifizieren. Um sicherzustellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen, solltest du auch ihren Aufenthaltsstatus und ihre Arbeitserlaubnis in deinem Land überprüfen.
Die Überprüfung von Referenzen früherer beruflicher Stationen des Bewerbenden und die Durchführung von Background Checks können helfen, Risiken zu minimieren. Sie bestätigen den beruflichen Werdegang und die Qualifikationen des Bewerbenden. Das hilft deinem Team bei der Entscheidungsfindung.
8. Angebotsverhandlung und Onboarding
Jetzt ist es an der Zeit, dass dein Recruiting-Team einen Kandidierenden für die Stelle auswählt und ein Angebot unterbreitet.
Nun geht es darum, die genauen Arbeitsbedingungen zu verhandeln, das Gehalt und die Zusatzleistungen zu besprechen und ein Stellenangebot zu unterbreiten, das den Erwartungen der sich bewerbenden Person entspricht.
Wenn diese zusagt, beginnt das Onboarding. Du kannst neuen Mitarbeitenden helfen, sich mit ihrer Rolle vertraut zu machen und sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen, indem du ihnen alle notwendigen Schulungen sowie Unterstützung für den Einstieg anbietest.
Ein positives Onboarding-Erlebnis ermöglicht neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start und fördert die Bindung an das Unternehmen.
Deine Checkliste für den Recruiting-Prozess
Wie lange dauert der Recruiting-Prozess?
Im Durchschnitt dauert der Recruiting-Prozess etwa 48 Tage. Dies kann jedoch je nach der Hierarchie der Stelle, Anzahl der Vorstellungsgespräche, internen Genehmigungsverfahren, Background-Checks und der Reaktionsfähigkeit sowohl des Arbeitgebenden als auch der Bewerbenden variieren.
Bei höheren Positionen dauert der Recruiting-Prozess aufgrund der Komplexität und der Bedeutung der Stelle in der Regel etwas länger.
Bewährte Praktiken im Recruiting-Prozess
Hier sind einige Best Practices, die du beachten solltest, um deinen Recruiting-Prozess zu optimieren:
- Biete zeitnahes Feedback: Wenn du den Bewerbenden nach dem Vorstellungsgespräch ein schnelles Feedback gibst, zeugt das von Professionalität und Wertschätzung für ihre Zeit. Eine klare Kommunikation während des gesamten Recruiting-Prozesses trägt zu einer positiven Erfahrung für die Bewerbenden bei.
- Priorisiere Vielfalt und Inklusion: Du kannst Vielfalt und Inklusion in deinem Recruiting-Prozess priorisieren, indem du inklusive Stellenbeschreibungen verfasst, Randgruppen berücksichtigst und sicherstellst, dass alle Auswahlverfahren fair sind. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe in deinem Unternehmen führen zu mehr Innovation, höherer Produktivität und mehr Gewinn.
- Beurteile die Einstellungskennzahlen: Recruiting-Kennzahlen wie Time-to-Hire, die Qualität der Einstellungen und die Abbruchquote der Bewerbenden während des Prozesses können dir wertvolle Erkenntnisse liefern, um den Recruiting-Prozess zu verbessern.
- Kontinuierliche Verbesserung: Das Feedback von erfolgreichen und nicht erfolgreichen Bewerbenden kann dir helfen, deinen Recruiting-Prozess und die Ergebnisse zu optimieren. Kontinuierliche Verbesserungen stellen sicher, dass deine Talentakquisestrategien relevant und effektiv bleiben, um Top-Talente zu gewinnen.
ZUR WEITEREN LEKTÜRE EMPFOHLEN
Automatisiere deinen Recruiting-Prozess mit HR-Systemen
Mit HR-Systemen kannst du den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem du Aufgaben automatisierst, die früher zeit- und arbeitsintensiv waren. So kann sich dein Team auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich an nervigem Papierkram die Zähne auszubeißen.
Die Personalbeschaffung erfordert oft die Beteiligung verschiedener Interessengruppen. HR-Systeme ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Talentakquise-Teams, des Finanzteams und Personalverantwortlichen und stellen dabei sicher, dass alle auf dieselben Daten zugreifen können.
HR-Systeme wie ATS (Bewerbenden-Tracking-Systeme) ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung. Sie bieten Einblicke in Einstellungskennzahlen und -trends, damit du Top-Talente leichter identifizieren kannst.
Sie können auch automatisierte E-Mails an die Bewerbenden verschicken. Das hat den Vorteil, dass sie das Einstellungserlebnis sowohl für die Bewerbenden als auch für die Personalverantwortlichen verbessern.
HR-Systeme mit Automatisierung können den Recruiting-Teams dabei helfen, Tausende von Bewerbungen zu sichten, um potenzielle Kandidierende mit den richtigen Qualifikationen und Erfahrungen zu identifizieren. Das geht erstens mit einer großen Zeitersparnis einher und erleichtert Personalverantwortlichen zweitens den Recruiting-Prozess um ein Vielfaches.
Der Einsatz von HR-Systemen zur automatisierten Überprüfung und Vorauswahl von Bewerbenden kann Personalverantwortlichen auch dabei helfen, unbewusste Vorurteile zu überwinden – und so die Einstellungsergebnisse zu verbessern.
Neben der Talentsuche hilft die HR-Automatisierung deinem Recruiting-Team auch dabei, den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten, damit du schnell talentierte Bewerbende mit den richtigen Fähigkeiten einstellen und den „Krieg um Talente“ für dich entscheiden kannst.
Der Einsatz von HR-Technologie und die Automatisierung von Teilen des Recruiting-Prozesses machen die Personalbeschaffung effizienter und verhelfen dir anhand fundierter Entscheidungen zu besseren Einstellungen. HR-Tools mit Automatisierung können auch Zeit einsparen, sodass du dich auf die Elemente des Recruiting-Prozesses konzentrieren kannst, die für den Aufbau von Beziehungen wichtig sind, was letztendlich die Erfahrung der Bewerbenden verbessert.
Die Roadmap zu besseren Einstellungsergebnissen
Eine umfassende Checkliste oder eine Vorlage für die Einstellung dient als Roadmap, die dich durch jede Phase des Recruiting-Prozesses begleitet.
Sie wird dir helfen, einen effektiveren und gründlicheren Recruiting-Prozess einzuführen, um Top-Talente anzulocken und zu binden. Außergewöhnliche Recruiting-Prozesse schaffen bessere Erfahrungen für alle am Recruiting-Prozess beteiligten Personen in deinem Unternehmen und bieten den Bewerbenden ein hervorragendes Erlebnis, egal ob du dich letzten Endes für oder gegen sie entscheidest.
Mit einem klaren Prozess kannst du Zeit sparen, die Einstellungskosten senken und letztendlich ein starkes, vielfältiges Team für dein Unternehmen aufbauen.