TourRadar bringt erlebnishungrige Reisende mit Veranstaltern organisierter Abenteuer in aller Welt zusammen. Das in Wien ansässige Unternehmen hat zusätzliche Niederlassungen in Brisbane und Toronto, um rund um die Uhr Kundensupport anbieten zu können. Von den insgesamt 170 Beschäftigten arbeiten 15 Prozent remote von Europa, Lateinamerika und den USA aus. Als Unternehmen mit internationaler Belegschaft wollte TourRadar ein HCM einführen, mit dem es Personaldaten an einem Ort bündeln, das Risiko manueller Fehler reduzieren und die HR-Prozesse im gesamten Personallebenszyklus automatisieren und straffen kann. Diese HR-Plattform sollte intuitiv und nutzungsfreundlich sein. Schon beim ersten Kontakt mit Bob zeigte sich, dass die Suche nach dem richtigen HRIS beendet war.
Automatisierte Prozesse im Personallebenszyklus für größere Zeitersparnis und Effizienz
Vor der Einführung von Bob liefen die HR-Prozesse bei TourRadar manuell ab, mit Kalkulationstabellen und Word-Dokumenten – ein zeitaufwendiges, ineffizientes Unterfangen. Jetzt wird das gesamte Personalwesen mit Bob verwaltet und automatisiert. Der erste Schritt ist das Onboarding: Nehmen potenzielle Beschäftigte ein Stellenangebot an, wird der Arbeitsablauf für das Onboarding gestartet und sie erhalten eine E-Mail, in der sie um alle relevanten Unterlagen für ihren jeweiligen Standort gebeten werden. Die Aufgaben werden auch ans Management gesendet, um den neuen Teammitgliedern den bestmöglichen Einstieg zu bieten.
Auch andere wichtige HR-Abläufe, wie das Talent- und Vergütungsmanagement, werden mit Bob verwaltet. Zweimal jährlich führt TourRadar Leistungsbeurteilungen oder „Entwicklungs- und Reflexionsgespräche“ mithilfe von Bob durch. Dabei wird dokumentiert, wie gut sich die Mitarbeitenden in die Firmenkultur einfügen, wie ihre Performance in der Vergangenheit war und welche zukünftigen Karrieremöglichkeiten es für sie gibt. Auf die Leistungsbeurteilung folgt eine jährliche Vergütungsüberprüfung auf Grundlage der Erkenntnisse aus den Gesprächen. Dabei übernimmt das Vergütungsmodul von Bob das Genehmigungsverfahren unter Einbeziehung aller relevanten Stakeholder – ein nahtloser Prozess, der die alten Excel-Tabellen ersetzt.
Im Januar 2023 beschloss TourRadar, sämtliche Gehälter an die Inflation anzupassen und der gesamten Belegschaft mindestens 25 Urlaubstage zuzusichern. Also wurde mit der E-Signatur von Bob eine einfache Vorlage erstellt, zur Unterzeichnung an die Beschäftigten gesendet und dann automatisch in der jeweiligen Personalakte gespeichert.
Da TourRadar großen Wert auf Lohnparität und -transparenz legt, beinhaltet das Bob-Paket zusätzlich das Compensation Benchmarking Powered by Mercer. In einem umfassenden Stellenarchitekturprojekt wurden der Stellenkatalog und Karrierestufen definiert und der Einsatz von Benchmarking bei der nächsten Vergütungsprüfung beschlossen. So soll sichergestellt werden, dass die internationale Belegschaft dem aktuellen Marktniveau entsprechend fair bezahlt wird.
Auf die Frage, wie viel Zeit TourRadar durch diese automatisierten Abläufe spart, sagt Personalleiterin Alba Brasó: „Wir sparen nicht nur Zeit, die Ergebnisse sind auch genauer. Wenn wir all das manuell erledigen würden, wären wir viel fehleranfälliger. Ich bräuchte ein zusätzliches VZÄ in meinem Team für die Aufgaben, die Bob für uns erledigt.“
Transparenz und Compliance für einen global aufgestellten Arbeitgebenden
Als internationales Unternehmen mit verschiedenen Standorten muss sich TourRadar an das örtliche Arbeitsrecht halten. So ist in Österreich gesetzlich vorgeschrieben, dass Angestellte alle sechs Stunden eine halbstündige Pause einlegen und nicht mehr als zwölf Stunden am Tag arbeiten. Um dies einzuhalten, hat TourRadar eine Regel in Bob eingerichtet, mit der für alle Teammitglieder berechnet wird, wie viel sie schon gearbeitet haben. Bei Überschreiten ihres Zeitlimits erhalten sie automatisch einen Hinweis.
Was den Urlaubsanspruch in Österreich anbelangt, erhalten neu eingestellte Beschäftigte im ersten Jahr nicht die volle Anzahl an Tagen ab Beginn des Kalenderjahres. Ihr Anspruch wird stattdessen anteilig auf die Monate umgerechnet. TourRadar hat in Bob für jeden Standort Urlaubsrichtlinien festgelegt, sodass die Mitarbeitenden ganz einfach sehen, wie viel Urlaub sie gerade nehmen können.
Ähnlich verhält es sich mit der Urlaubsübertragung ins Folgejahr: In jeder Region, in der das Unternehmen tätig ist – DACH, ANZ und Nordamerika –, ist arbeitsrechtlich unterschiedlich geregelt, ob und, wenn ja, wie viele Urlaubstage Angestellte „mitnehmen“ können und wann diese verfallen. Die Vorschriften für den jeweiligen Standort sind in Bob gespeichert, sodass die Beschäftigten ohne Probleme ihren Urlaubsanspruch feststellen können und HR keine komplizierten Berechnungen mehr in Excel anstellen muss.
Seit der Einführung von Bob konnte TourRadar die Informationstransparenz auf allen Ebenen verbessern. Wie Alba Brasó berichtet: „Die HR-Abteilung hat den Ruf, eine Blackbox zu sein. Doch mit Bob sind alle Daten und Informationen demokratisiert und für alle Angestellten jederzeit abrufbar.“Und so soll es auch sein.
Die wichtigsten Vorteile:
- Mithilfe von Bob automatisiert TourRadar sämtliche HR-Prozesse, vom Onboarding über das Leistungsmanagement bis zur Vergütung. Das spart Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
- TourRadar nutzt die E-Signatur, um Verträge reibungslos an die Teams in verschiedenen Ländern zu versenden.
- Dank der Flexibilität von Bob fällt es TourRadar leichter, internationale Arbeitsgesetze einzuhalten.
- TourRadar hat für die verschiedenen Standorte Urlaubsregeln in Bob eingerichtet, um sicherzustellen, dass jeder die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Urlaubstagen erhält und aufs Folgejahr übertragen kann.
