In het moderne bedrijfsleven is één ding zeker: verandering is onvermijdelijk. En wanneer organisaties zich ontwikkelen, veranderen hun leiderschapsbehoeften mee.
Om deze veranderingen de baas te blijven, is het essentieel om een plan te hebben.
En dat is waar opvolgingsplanning om de hoek komt kijken. Dat is niet alleen een protocol voor human resources; het is een strategische noodzaak.
Als organisaties niet over een goed doordacht opvolgingsplan beschikken, kunnen ze in een wankele positie terechtkomen wanneer leiders onverwacht vertrekken, of essentiële functies niet worden ingevuld. Dit verstoort niet alleen de dagelijkse werkzaamheden, maar kan ook onzekerheid veroorzaken binnen de hele organisatie.
Deze gids verdiept zich in de cruciale rol van opvolgingsplanning binnen HR, met belangrijke voorbeelden die je waarschijnlijk zult tegenkomen.
Je kunt bovendien al onze templates voor opvolgingsplanning gratis downloaden door op de links te klikken onder elk voorbeeld.
We gaan nu laten zien hoe doordachte opvolgingsplanning niet alleen een veiligheidsnet is, maar een blauwdruk voor toekomstig succes.
Wat is een template voor opvolgingsplanning?
Een template voor opvolgingsplanning is in wezen een gestructureerd raamwerk of systeem dat is ontworpen om organisaties te helpen zich voor te bereiden op belangrijke personeelsveranderingen binnen het bedrijf, inclusief leiderschapsrollen.
Je kunt een template voor opvolgingsplanning gebruiken als een roadmap om noodzakelijke volgende stappen en strategieën te beschrijven om intern talent te identificeren, stimuleren en promoveren, zodat ze de essentiële posities in je organisatie kunnen invullen.
Elke template bevat doorgaans secties voor het evalueren van huidig talent, het identificeren van potentiële opvolgers, het creëren van ontwikkelingsplannen en het opstellen van tijdlijnen en noodplanscenario’s.
Je kunt dit proces uiteindelijk stroomlijnen met behulp van een duidelijk en overzichtelijk raamwerk, waardoor je organisatie:
- proactief kan reageren op leiderschapsveranderingen;
- risico’s met betrekking tot talenttekorten kan voorkomen;
- bedrijfscontinuïteit en een strategische koers kan behouden.
Het is kortom een tool waarmee bedrijven hun toekomst veilig kunnen stellen door hun huidige talent te stimuleren.
Waarom zou je een template voor opvolgingsplanning gebruiken?
Tijdens opvolgingsplanning is het essentieel dat je de basis goed verzorgt. Dit betekent dat je goed grip hebt op de metrics van je opvolgingsplanning, van retentie tot het vermogen van je pijplijn om snel kritische functies te vullen met intern talent.
Met een template voor opvolgingsplanning is het veel eenvoudiger om dit in de gaten te houden. Er zijn nog veel meer voordelen van het gebruik van een template voor opvolgingsplanning in je dagelijkse HR:
- Het geeft structuur en organisatie aan een anderszins complex en afschrikwekkend proces. Een duidelijk, stapsgewijs raamwerk begeleidt HR-professionals en leiderschapsteams in elke fase van de opvolgingsplanning en zorgt ervoor dat geen enkel kritisch element over het hoofd wordt gezien.
- Het stimuleert consistentie en transparantie binnen een organisatie. Een gestandaardiseerde aanpak geeft alle belanghebbenden een gemeenschappelijk begrip van de processen, criteria en verwachtingen. Hierdoor is er minder risico op vooroordelen en vriendjespolitiek.
- Het bespaart tijd en geld. Als je een template hebt, hoef je niet telkens weer het wiel uit te vinden voor elke nieuwe cyclus in de opvolgingsplanning. Dit maakt het proces efficiënter en meer rendabel. Met een template kunnen organisaties zich snel aanpassen en hun opvolgingsplannen in lijn brengen met veranderende bedrijfsprioriteiten en behoeften op het gebied van talentontwikkeling.
- Het maakt organisaties toekomstbestendig door hun interne talentenpool te identificeren en voor te bereiden. Hierdoor staan er in het geval van onverwachte leiderschapsveranderingen gekwalificeerde individuen klaar om belangrijke functies over te nemen, wat zorgt voor continuïteit en stabiliteit.
<<Download deze templates en druk ze af, en zet een effectief opvolgingsplan op>>
Een template voor opvolgingsplanning maken
Templates voor opvolgingsplanning zullen natuurlijk verschillen afhankelijk van de behoeften van je organisatie.
Een template voor de analyse van vaardigheidstekorten zal er bijvoorbeeld heel anders uitzien dan een basistemplate voor opvolgingsplanning. Ze worden gebruikt met een verschillend doel, maar elke template heeft dezelfde basiselementen.
Hieronder lees je wat je doorgaans moet doen om een template voor opvolgingsplanning te creëren voor je organisatie:
- Identificeer de belangrijkste functies. Begin met het benoemen van de belangrijkste functies binnen je organisatie waarvoor opvolgingsplanning nodig is. Typisch zijn dit leiderschapsrollen en ander kritische functies.
- Verzamel informatie. Verzamel gegevens over de huidige medewerkers in deze posities, zoals hun vaardigheden, sterke en zwakke punten en hun verwachte pensioendatum of potentiële vertrekplannen.
- Bepaal de opvolgingscriteria. Definieer de criteria voor potentiële opvolgers. Je kunt dit, om het gemakkelijker te maken, altijd baseren op de gegevens die je hebt verzameld over de huidige medewerkers. Denk aan factoren als vaardigheden, ervaring, leiderschapskwaliteiten en overeenstemming met de waarden van de organisatie.
- Stel ontwikkelingsplannen op. Beschrijf specifieke ontwikkelingsplannen voor elke potentiële opvolger. Denk aan trainingsprogramma’s, mentorschapmogelijkheden, werkervaring in meerdere functies en mijlpalen om voortgang bij te houden.
- Creëer een tijdlijn. Stel een tijdlijn op voor het opvolgingsplanningsproces, inclusief belangrijke mijlpalen, beoordelingen en deadlines voor de verschillende fasen.
- Stel een communicatiestrategie op. Plan hoe je het opvolgingsplan gaat communiceren naar de verschillende belanghebbenden, inclusief teamleden, leiders en potentiële opvolgers. Transparantie is cruciaal.
- Controleer en evalueer. Zet een systeem op om de effectiviteit van het opvolgingsplan te controleren en te evalueren. Definieer de belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) en regelmatige beoordelingsrondes.
- Maak noodplannen. Ontwikkel noodplannen voor onverwachte leiderschapsveranderingen, zoals een plotseling vertrek of noodsituaties.
- Evalueer juridische en ethische overwegingen. Zorg ervoor dat je plan voldoet aan juridische en ethische normen, inclusief die over diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie (DE&I).
- Documenteer het plan. Zorg dat je template al deze elementen bevat. Zo bouw je een gestructureerd raamwerk voor het hele opvolgingsplanningsproces.
Onthoud dat een effectieve template voor opvolgingsplanning een dynamische tool is die meegroeit met de behoeften van je organisatie en met het veranderende talentlandschap.
Zorg ervoor dat je de template regelmatig checkt en bijwerkt, zodat je opkomende uitdagingen altijd een stap voorblijft, en dat je klaar bent voor nieuwe kansen.
<<Download deze templates en druk ze af, en zet een effectief opvolgingsplan op>>
Templates voor opvolgingsplanning
Je beschikt nu over de basiscomponenten voor een template voor opvolgingsplanning. Je begrijpt waarom het een goed idee is om een template voor opvolgingsplanning te gebruiken voor je HR-processen. Dus is het nu tijd om te kijken hoe een template voor opvolgingsplanning daadwerkelijk kan worden gebruikt.
We hebben hieronder vijf templates opgenomen, elk voor een ander doel, die heel handig zijn voor je organisatie, ongeacht de sector waarin je werkzaam bent.
Basistemplate voor opvolgingsplanning
Deze template voor personeelsplanning is het meest eenvoudige voorbeeld van een template voor opvolgingsplanning. Je kunt deze aanpassen aan de behoeften van jouw bedrijf.
Je hebt bijvoorbeeld misschien behoefte aan een algemene template voor de opvolgingsplanning voor leidinggevenden, die je kunt gebruiken voor de hoogste leidinggevende functies in je bedrijf. Of je wilt de template misschien aanpassen voor slechts één functie, bijvoorbeeld voor een template voor de opvolgingsplanning voor een CEO.
Hoe dan ook, dit is slechts een voorbeeld van een opvolgingsplan, en je kunt het aanpassen op elke manier die jou past.
Template voor noodopvolgingsplanning
Zoals iedereen in HR weet: het leven is onvoorspelbaar. Deze template voor noodopvolgingsplanning helpt je organisatie naadloze personeelstransities te realiseren, vooral wanneer er een onverwachte leiderschapsverandering plaatsvindt.
Gebruik deze template als basis om een strategische blauwdruk te maken waarmee je de tijdelijke of onverwachte afwezigheid van essentieel personeel, zoals leidinggevende directeuren of CEO’s, in goede banen kunt leiden.
Stel allereerst vast wat de belangrijkste taken zijn die moeten worden uitgevoerd. Onderzoek de noodmaatregelen voor interim of alternatieve medewerkers, en stel duidelijke protocollen op voor de naadloze uitvoering van je noodopvolgingsplan.
Nogmaals: dit is een basistemplate, die je kunt aanpassen zodat deze aansluit op de specifieke behoeften van jouw organisatie.
Template voor de analyse van vaardigheidstekorten
Om erachter te komen wie het meest geschikt zou zijn voor een openstaande functie, is het belangrijk om op een objectieve manier te kijken naar de vaardigheden van je teamleden.
Een template voor de analyse van vaardigheidstekorten, in de context van opvolgingsplanning, is behulpzaam bij het beoordelen van zowel de huidige competenties als de in de toekomst vereiste vaardigheden, voor een naadloze overgang naar belangrijke functies binnen je organisatie.
Wanneer je je bewust bent van de verschillen tussen bestaande vaardigheden en de vaardigheden die nodig zijn voor een succesvolle overstap naar een hogere functie, kun je bepalen welke specifieke training, ontwikkelings- of mentorprogramma’s nodig zijn om deze verschillen te overbruggen.
Met deze template kun je proactief een pijplijn van gekwalificeerd talent cultiveren, voor probleemloze transities naar leiderschapsrollen en kritische functies.
Hieronder zie je hoe je een analyse van vaardigheidstekorten kunt gebruiken voor potentiële kandidaten tijdens je opvolgingsplanning, door gebruik te maken van het voorbeeldplan hieronder:
- Vaardigheidscategorie. Noteer de specifieke vaardigheidscategorieën die relevant zijn voor de desbetreffende rol of functie. We hebben een paar voorbeelden gegeven, maar je kunt naar wens veranderingen aanbrengen.
- Huidige bekwaamheid. Bepaal de huidige bekwaamheden van de persoon, in elke vaardigheidscategorie, op een schaal van bijvoorbeeld 1 tot 5 (beginner tot expert).
- Gewenste bekwaamheid. Definieer de mate van bekwaamheid die nodig is om succesvol te zijn in de desbetreffende functie.
- Tekort. Bepaal het verschil tussen de huidige en gewenste mate van bekwaamheid.
- Trainings-/ontwikkelingsplan. Beschrijf de specifieke aanbevolen acties, programma’s of initiatieven om het gesignaleerde tekort in vaardigheden aan te vullen.
Template voor ontwikkelingsplannen voor medewerkers
Nu je op de hoogte bent van de vaardigheidstekorten binnen het team, is het tijd om een goed plan te ontwikkelen waarmee je medewerkers altijd hun volledige potentieel kunnen bereiken.
Ontwikkelingsplannen voor medewerkers spelen een belangrijke rol bij het cultiveren van een succesvol en sterk presterend team. Met deze gepersonaliseerde plannen kunnen je medewerkers zich concentreren op hun doelen, hun volledige capaciteiten benutten en hun waarde voor de organisatie vergroten.
Een ontwikkelingsplan voor medewerkers is, in de context van een opvolgingsplan voor leidinggevenden, essentieel bij het identificeren en stimuleren van goed presterende individuen binnen je organisatie, die de potentie hebben om in de toekomst in een kritische leiderschapsrol te stappen.
Het bevat een toegespitst pakket van training, begeleiding en ervaringsmogelijkheden waarmee deze individuen zich kunnen voorbereiden op het innemen van leidinggevende functies op het moment dat dat nodig is. Hierdoor kun je waarschijnlijk een naadloze leiderschapstransitie realiseren en op de lange termijn het succes van je organisatie handhaven.
Een template voor opvolgingsplanning om sterke kandidaten te identificeren
Een populair model om sterke kandidaten te identificeren, is het 9-grid-model.
Het 9-grid-model wordt gebruikt om werkprestaties en potentieel te vergelijken.
Je kunt de onderstaande 9-grid-template voor opvolgingsplanning gebruiken als een tool voor talentmanagement, om op een effectieve manier leiders te identificeren en deze strategisch voor te bereiden op toekomstige functies. De template is ook heel handig voor de opvolgingsplanning voor managers, vooral wanneer die verantwoordelijk zijn voor de werving van aanstormend talent, zowel intern als extern.
Door gebruik te maken van de informatie die je hebt verzameld met de andere templates voor opvolgingsplanning, zoals de template voor de analyse van vaardigheidstekorten en de template voor ontwikkelingsplannen voor medewerkers, kun je deze tabel gebruiken om de juiste persoon op de juiste plek te plaatsen, op het juiste moment.
In deze tabel is iedereen in de categorie ‘hoog presterend, hoog potentieel’ categorie een ideale kandidaat om de functie op zich te nemen.
Je kunt ook kandidaten in de categorieën ‘matig presterend, hoog potentieel’ en ‘hoog presterend, matig potentieel’ op je shortlist zetten, aangezien ook zij veelbelovende kandidaten zouden kunnen zijn.
<<Download deze templates en druk ze af, en zet een effectief opvolgingsplan op>>
Aanbevolen voor verder leesplezier
Best practices voor opvolgingsplanning
Opvolgingsplanning is niet gewoon een vinkje op een HR-checklist, het is een strategisch initiatief dat de basis vormt voor het blijvend succes van een organisatie. Hieronder vind je een paar best practices voor wanneer je begint met je opvolgingsplanning:
- Identificeer kritische functies en vaardigheden. Kijk verder dan de huidige medewerker en houd rekening met de veranderende vereisten van de functie.
- Bevorder een cultuur van continu leren en ontwikkelen. Stimuleer je medewerkers om nieuwe vaardigheden en kennis op te doen. Hiermee creëer je een pool van mogelijke opvolgers die goed voorbereid zijn om te zijner tijd de overstap te maken.
- Zorg voor open communicatielijnen. Voer openhartige gesprekken met je medewerkers over hun loopbaanambities en potentiële groei binnen de organisatie. Dit toont hen niet alleen je toewijding aan hun professionele ontwikkeling, maar helpt je ook individuen met een hoog potentieel te identificeren.
- Controleer en evalueer je opvolgingsplan regelmatig. De bedrijfswereld is altijd in ontwikkeling, net als de vereiste vaardigheden voor succes. Regelmatige updates en aanpassingen zorgen ervoor dat je plan wendbaar blijft en aansluit op de strategische doelen van het bedrijf, en dat je blijft inspelen op trends rondom opkomend talent.
Hoe je van opvolging een succes maakt
Geen zin om helemaal zelf eigen templates te maken? Geen probleem, download gewoon die van ons.
(Of, als je superefficiënt wilt zijn: ga op zoek naar vernuftige software voor personeelsplanning om het voor je te laten doen.)
Onthoud dat een succesvol opvolgingsplan niet alleen draait om het invullen van functies, maar ook om het opbouwen van een veerkrachtig en flexibel personeelsbestand dat elke uitdaging kan doorstaan.