Att rekrytering inte är en dans på rosor lär knappast komma som någon nyhet. HR- och TA-teamen blir nästintill åksjuka av alla uppgångar, nedgångar och tvärvändningar. Även om det kan tyckas omöjligt att förbli flexibel och snabbrörlig genom alla skiften, innebär förändringarna också möjligheter och nya sätt för arbetsgivare att sticka ut från mängden i kampen om talangerna.
Och att sticka ut är viktigt, inte minst med tanke på den solklara kopplingen mellan effektiv rekrytering och företagets framgång. Medarbetarna är din viktigaste tillgång. Förutom att de faktiskt ska verkställa bolagets strategi så höjer de bästa rekryterna även företagets prestation, kommer med nya initiativ och formar om verksamheten med sina styrkor.
Med andra ord behöver du hitta lösningar på dina utmaningar inom bemanning och rekrytering för att säkra företagets framtid.
De fyra stora utmaningarna inom bemanning och rekrytering (2024)
Var tid har sina utmaningar. Just nu finns det fyra huvudsakliga rekryteringsutmaningar som HR-avdelningar, rekryteringsteam och givetvis alla rekryterande chefer behöver lösa för att locka till sig marknadens största talanger.
1. Medarbetarnas förväntningar
En ny generation gör inträde på arbetsmarknaden, den så kallade Gen Z (födda ~1997–2012). Samtidigt jobbar fortfarande Millennials (födda ~81–96), Gen X (~65–80) och Boomers (~55–64) kvar. Därmed tvingas arbetsgivare balansera behoven för fyra olika generationer som alla har olika förväntningar.
Bland dessa finns förväntningar om att arbetet ska vara inspirerande, erbjuda samhörighet och vara en givande arbetsupplevelse Samtidigt vill fler än 90 % av svenskar som har jobbat hemifrån fortsätta göra det, och var tredje som söker jobb väljer bort arbetsgivare som inte erbjuder möjlighet till distansarbete. Med andra ord är balansen mellan jobb och fritid en allt viktigare aspekt som arbetsgivare behöver ha i beaktning. Vidare ökar både behovet av och intresset för så kallade ”upskilling” och ”reskilling” – vidareutbildning via sin arbetsgivare för att förbli relevant eller utöka sin relevans på en snabbt föränderlig arbetsmarknad med eskalerande teknologisk utveckling.
Arbetsgivare som levererar inom dessa områden ökar sina chanser att locka till sig fler medarbetare med önskad kompetens, samt att den egna arbetsstyrkan förblir motiverad och inte söker sig vidare.
2. Rekryteringsprocesser
Traditionella HR-processer duger helt enkelt inte längre. Företagsledare ser numera rekrytering som den fjärde minst effektiva affärsprocessen efter e-post, inköp och möten. Vidare anser 60 % av ledare inom talent acquisition att deras huvudsakliga utmaning är rekryteringseffektivitet och att minska rekryteringskostnader.
Det är inte svårt att förstå varför. En långsam rekryteringscykel – från planering och publicering av annonser till hantering av ansökningar, intervjuer och jobberbjudanden – ger kandidater ett dåligt första intryck och uppmuntrar dem att söka sig vidare. Det är en utmaning som blir alltmer angelägen när de bästa kandidaterna i snitt är tillgängliga i enbart tio dagar.
3. Lokala, regionala och globala rekryteringsutsikter
När det kommer till rekryteringssituationen finns det vissa goda nyheter för arbetsgivare. Sju av tio chefsekonomer förväntar sig att se lösare arbetsmarknader på kort sikt, särskilt i avancerade ekonomier.
Det bör med andra ord finnas ett större utbud av talanger att rekrytera från. Men detta står i kontrast till den tid det tar att rekrytera. Experter förutspår att det kommer att ta allt längre tid för HR-team att fylla sina roller – på alla nivåer i verksamheten. Detta antyder att det finns andra utmaningar än tillgång och efterfrågan. När företagens behov förändras som svar på en föränderlig marknad kämpar HR- och rekryteringsteam med att hålla jämna steg.
4. Teknik
Många arbetsgivare använder numera HR-system och andra verktyg som stöttar rekryteringsarbetet. Det som besvärar många är dock känslan av att tekniken inte levererar den avkastning som förväntas. Hela 88 % av företagsledare känner faktiskt att tekniken inte ger valuta för pengarna.
Integration är en nyckelfråga. Det är viktigt att hitta sätt att föra samman rekryteringsdata med andra dataflöden, från enkla kalkylblad till bredare HR-plattformar som också stödjer nuvarande anställda. Insikterna kan verkligen driva strategin framåt, ändå är detta ett välkänt problem: 50 % av ledare inom talent acquisition har antingen ingen, eller är inte involverade i en, strategi för arbetskraftsplanering.
Teknik som en central del av lösningen
En av våra fyra utmaningar har direkt påverkan på de övriga tre: teknologi som är avskild och inte integrerad. Lyckligtvis är det en utmaning som ligger direkt inom organisationens kontroll. När arbetsgivare inte kopplar sitt ATS till företagets övriga processer riskerar de att hamna i vad vi kallar de fyra stora rekryteringsfällorna.
Reaktiv rekrytering
I en perfekt värld anställer företag proaktivt i linje med en resursplan och förbereder sig för att fylla vakanser innan de ens uppstår. Reaktiv rekrytering innebär däremot att arbetsgivare skyndar sig att tillsätta tjänsterna när de dyker upp.
Ledtiden mellan vakans och anställning är den första punkten att undersöka närmre. Utan att koppla samman ordentlig planering med ett ATS måste rekryteringsteam ofta gå fram och tillbaka för att få godkännanden för reviderade arbetsbeskrivningar och organisationskartor – allt medan ett team någonstans inom ditt företag är underbemannat.
Det innebär att när rekryteringsprocessen väl sätts i gång, så är processen genast pressad. Intressenter fattar snabba beslut, vilket kan leda till en anställning som inte riktigt är rätt eller att man går miste om en bättre kandidat eftersom annonserna körs under så kort tid.
Överrekrytering
Om du inte vet hur många resurser du behöver är risken lika stor att du överrekryterar som att du underrekryterar.
Det kan innebära att stora mängder tid och pengar slösas på annonsering, intervjuer, jobberbjudanden, introduktion och utbildning. Allt för att hamna i en situation där nya medarbetare rullar tummarna och lämnar när de känner sig besvikna eller, ännu värre, att du tvingas göra en kostsam omstrukturering. Detta kan även ge ringar på vattnet på andra ställen, med sjunkande arbetsmoral hos återstående medarbetare och minskat förtroende för ledningen.
Felaktig rekrytering
Resultatet av ovannämnd reaktiv rekrytering är ofta en felaktig rekrytering, där den nya medarbetaren säger upp sig bara någon månad efter att ha börjat. Utöver den ekonomiska kostnaden för två omgångar av rekrytering och upplärning till samma roll, finns det andra kostnader att ta i beaktande.
Individen i fråga kan ha en dålig attityd som rejält skakar om teamets arbetsvilja, vilken förvärras ytterligare av att de återstående medarbetarna tvingas axla en större arbetsbörda både medan individen är där och efter att hen har lämnat. Det finns även en stor risk att personens beteende påverkar deras chef som kan tappa förtroende för de interna processerna.
Beroende på vilken roll det rör sig om kan även kundrelationer skadas. Vidare kan personen, när den väl lämnar, även lämna negativa omdömen om sin tid på företaget, vilket kan göra det svårare för dig att attrahera bra folk i framtiden.
Rekommenderas för vidare läsning
Långsam rekrytering
Det finns många anledningar till att en rekryteringsprocess tar tid. Du kanske varsamt utvärderar kandidater för att göra rätt val. Det kan också vara så att det helt enkelt råder brist på bra kandidater.
Men problemet kan också vara att processen är för lång eller att beslutsfattare inte kan komma överens. Behövs det verkligen tre omgångar av intervjuer för en junior roll? Eller är det rekryterande teamets ”shortlist” med intressanta kandidater alldeles för lång?
Vad än orsaken är, är det frustrerande när en bra kandidat tappar tålamodet och accepterar ett annat erbjudande. Om du dessutom tvingas börja om från början kan moralen och produktiviteten för teamet du rekryterar för ta skada. Glöm inte de externa effekterna – kandidater som tröttnar på att vänta kan komma att skriva negativa omdömen.
Nya utmaningar leder till nya lösningar
HR-personal och rekryteringsteam har en tuff uppgift framför sig. Förväntningarna hos dagens arbetstagare kräver en del nytänkande, och det ständigt föränderliga HR-landskapet komplicerar planeringen. Ändå är vissa utmaningar fullt överkomliga, även för organisationer som har långvariga problem med rekryteringsprocesser och teknik.
Det finns en tydlig förflyttning mot digitala HR-verktyg som bevisligen ger resultat, till exempel att använda en ATS som ansluter till ditt HCM, HRM-system och andra tekniska verktyg för att förbättra avkastningen på rekryteringar. Företagen som använder dem kommer inte bara att vinna kampen om talangerna, de kommer även att säkra sin långsiktiga framtid.
Från Shelby Blitz.
Shelby är kommunikationschef på HiBob och ansvarar för det digitala innehållet. Hon har ett brinnande engagemang för det skrivna ordet och berättarkonsten. Tidigare i sin karriär var hon musikjournalist. När hon inte skriver och redigerar smiter hon gärna ut i köket och bakar alla möjliga godsaker.