Vad är en ATS (Applicant Tracking System)?

Ett rekryteringssystem (ATS) är en programvara som underlättar rekryteringsprocessen för HR-teamen.

På engelska kallas systemet ibland även för Applicant Tracking Software (ATS), Talent Management System (TMS) eller Candidate Management System (CMS). Vad är ATS mest känt för? Vanligtvis förknippas det med ett system för lagring av cv:n. Men när systemet fungerar som bäst kan en ATS snarare fungera som andrepilot vid rekrytering. Låt oss ta en titt på vad de kan hjälpa till med:

Ta fram kandidater
Gallra sökande
Administrera och hålla koll på sökande under hela rekryteringsresan
Schemalägga intervjuer
Skicka ut automatiserade, anpassade mejl
Ordna pappersarbetet vid nyanställning
Lagra uppgifter om sökande i en central databas
Producera underlag för beslutsfattande (MI)

Det här är en översiktlig sammanfattning, men allt hänger på det finstilta. ATS:en kan göra så mycket mer än att bara schemalägga intervjuer, exempelvis främja samarbete i hela verksamheten på olika sätt, underlätta för personer över hela företaget att utföra sin roll för att hitta och välja ut kandidater och att fatta beslut.

Ni kan välja ett rekryteringssystem som låter er bygga upp en databas med kandidater som skickat in fria ansökningar eller med kandidater som sökt andra tjänster men som inte fått dessa (ibland kallat för talangbank).

I en del system kan du använda nyckelord för att filtrera kandidater och få fram en lista på personer med erfarenhet inom ett visst område. Det finns textanalys för meritförteckningar, där ATS:en skiljer ut nyckelaspekter från kandidaternas cv:n för att kunna göra en likvärdig jämförelse – exempelvis i fråga om specifik arbetshistorik, kvalifikationer eller kompetens.

Systemen kan till och med inhämta kandidater från olika källor och fläta ihop flera alternativ, som rekommendationer från medarbetare, jobbsajter, sociala medier och många andra.

<< Se vår omfattande checklista över ATS-funktioner >>

Systemet kan bli ert nav för allt som kretsar kring rekrytering. Eller en översikt över er kandidatpipeline. Eller en kommunikationskanal som både inspirerar potentiella medarbetare och kollegor som är involverade i processen. Likaså ett analysverktyg som hjälper er att få ut så mycket som möjligt av er rekryteringsbudget och era rekryteringsresurser.

Med tanke på detta kommer det knappast som någon överraskning att 67 procent av de brittiska HR-cheferna använder ett ATS-liknande system som stöd vid rekrytering.

Så här fungerar rekryteringssystemen

Låt oss titta närmare på vilken roll ATS:en har i en komplett rekryteringsprocess.

Kandidatsourcing

Någon i er organisation kommer förmodligen att lämna in en jobbrekvisition med information om befattningstitel, vilka kompetenser och erfarenheter som krävs och andra väsentliga uppgifter. ATS:en använder den här informationen till att skapa en profil för hur en perfekt kandidat ska vara.

Vissa ATS-program kan sedan använda AI för att skapa enkla platsannonser för publicering internt och på externa jobbsajter. När sedan ansökningarna kommer in kan en del ATS:er sortera och klassificera de sökande utifrån den “perfekta kandidatprofilen”.

Kandidatintervjuer

En ATS hjälper kollegorna att tillsammans identifiera både potentiella kandidater och favoriter, och skapa en kort (eller lite längre) lista med sökande som går vidare till intervju.

Vissa rekryteringssystem kan även sköta kommunikationen: skicka ut i förväg färdigställda mejl med inbjudningar till intervju samt andra mejl för att meddela dem som inte gått vidare till nästa steg – kanske till och med hänvisa kandidaterna till undersökningar om deras upplevelser i syfte att förbättra processen.

Allteftersom kandidaterna rör sig framåt och förbi vart och ett av stegen kan en ATS hålla dem “varma”, det vill säga att då och då skicka ut uppdateringar om processen tillsammans med nyheter om företaget eller till och med intervjutips för att hjälpa dem att framstå i så god dager som möjligt.

Från ditt eget perspektiv kan du se att ATS:en hjälper dina kollegor att samarbeta tätare. Många ATS:er har funktioner som låter teamet dela med sig av sina tankar och funderingar om hur intervjuerna gått och göra anteckningar som belyser varför ni ska fortsätta med vissa kandidater. Allt det här hjälper cheferna att bedöma kandidatpoolen snabbare och att fatta välgrundade beslut.

Kandidatanställning

Naturligtvis så kommer ATS:er som är utrustade med kommunikationsfunktioner mer än gärna skicka ut ett mallbaserat, personligt utformat mejl till vinnarkandidaten med era gratulationer och ett erbjudande om anställning. Ni kan även utforma mejl som (förhoppningsvis) skonsamt informerar kandidaterna om det negativa beskedet.

En del system kan dessutom ställas in så de tar hand om den första delen av introduktionen, som att upprätta ett anställningsavtal enligt överenskommelse och vidarebefordra information som just riktar sig till nyanställda och annat material som kan komma väl till pass.

Kandidatens första arbetsdag och tiden därefter

Medan vissa ATS kastar in handduken redan vid anställningen eller ännu tidigare, erbjuder de bästa integrering för hela medarbetarlivscykeln. Det här gör det exempelvis enklare att fortsätta hålla samma ton och grafiska stil från de mejl kandidaterna får under rekryteringsprocessen till mejlen de får under sin första arbetsdag och tiden därefter.

Därför använder man rekryteringssystem

Med en ATS kan ni spara tid och pengar. Till att börja med, tänk bara på alla timmar det tar att manuellt gå igenom och sålla bort inskickade cv:n från personer som söker tjänster som de uppenbart inte är lämpade för.

Men generellt sett kan en ATS ta hand om en rad rutinmässiga, administrativa uppgifter som annars skulle binda upp resurser i ditt HR-team.

Det kan filtrera kandidater

Som vi tidigare sett kan vissa ATS:er göra grovjobbet med att filtrera ansökningar. Och det är inte någon småsak. Det som en gång var en mödosam process och som före digitaliseringen hanterades med snigelpost, tar nu bara några sekunder att utföra på jobbsajterna (inte minst med LinkedIns funktion Easy Apply – högst användbar för tidspressade seniora chefer, som samtidigt kan resultera i tusentals cv:n och ansökningar till andra tjänster).

ATS:ens automatiserade system kan underlätta och snabba på gallringsprocessen. När en kandidat söker ett jobb kan systemet i vissa fall också spara cv:t och andra relevanta uppgifter i standardiserat format. Detta betyder att ni kan söka på nyckelord för att hitta sökande som matchar era behov.

Det kan hålla koll på och välja ut kandidater

När kandidaterna tar sig framåt genom rekryteringsprocessen, så följer även deras information med. Medlemmarna i det rekryterande teamet kan lägga till anteckningar så att alla kan se hur det gått för kandidaterna i tidigare intervjuer och resultaten från eventuella tester som de gjort.

I systemet kan man vanligtvis markera vilka kandidater man tycker bäst om, och man har sedan möjlighet att skicka ett anställningsavtal till den sökande man valt ut. Därefter kan systemet överföra personen till den mer omfattande HR-plattformen eller lämna över till ett separat introduktionsprogram.

Det gör kandidaterna mer engagerade

Rekryteringsprocesser medför vanligtvis mycket kommunikation, från det första bekräftelsemejlet till bokning och ombokning av intervjuer och, förhoppningsvis, det slutgiltiga erbjudandet. Många kandidater kan förlora hoppet om de inte snabbt får svar eller upplever att de bara är en i mängden i en stor kandidatpool.

Vissa ATS:er erbjuder kandidaterna möjlighet att själva boka in en intervju genom att de får välja mellan ett antal tider och datum. Om det dessutom ingår redigerbara e-postmallar som är utformade enligt företagets grafiska profil i rekryteringssystemet, så kan ni ytterligare förstärka det ni vill förmedla samt er profil och varumärke som arbetsgivare.

Det ser till att uppgifter om kandidaterna alltid finns nära till hands

En ATS samlar all information om kandidaterna på ett enda ställe, så att det blir enkelt för ert team att få tag på data om potentiella nya medarbetare.

Och det handlar heller inte bara om den aktuella rekryteringsprocessen. I kommunikationen från en del system till kandidater som inte har anställs, så finns det ibland godkännanderutor som kandidaten kan fylla i, så att arbetsgivaren får tillstånd att spara kandidatens uppgifter i sina register. På så vis meddelas HR-teamet ifall en ny tjänst blir ledig som passar den här kandidatens profil – och teamet kan eventuellt anställa utan att ens behöva annonsera.

Det gör att de interna rekryteringsaktiviteterna går snabbare

Vi vet att ledtiderna för att rekrytera personal kan variera kraftigt. Men intern administration och överväganden behöver inte längre vara några faktorer.

En ATS kan publicera lediga tjänster på flera plattformar med ett enda klick. Sedan kan den hjälpa till med att snabbt identifiera rätt kandidater till ett första urval och effektivt underlätta intervjuprocessen.

En ATS ger också rekryteringsteamet en plattform att samarbeta på när de närmar sig ett beslut och kan underlätta erbjudande- och avtalsfasen. Allt det här bidrar till att rekryteringstiderna i genomsnitt blir snabbare – oerhört viktigt då forskning visar att de bästa kandidaterna till tjänsterna bara är tillgängliga i 10 dagar i genomsnitt!

Det utför rekryteringsanalyser

All statistik och alla siffror som rör rekryteringsaktiviteterna kan komma till stor nytta när de hamnar i rätt händer. Detta är anledningen till att vissa ATS-plattformar erbjuder ett brett spektrum av rapporteringsmöjligheter, som att fokusera på vilken typ av människor som söker era tjänster (för att förbättra målbilden) eller sammanfattningar av era egna rekryteringstrender.

Det går även att utvärdera mångfalden bland de personer ni anställer och de sökande, vilket hjälper er att upprätta långsiktiga planer som gör att variationen i medarbetarnas bakgrunder breddas. Alla de här uppgifterna kan synkas med andra applikationer eller presenteras tillsammans med andra data från en mer omfattande HRM-plattform.

Det håller era data säkra och uppfyller kraven i GDPR

Sist men inte minst så har vi också datasäkerheten att ta hänsyn till. En del jobbsökande kan söka ett dussin lediga tjänster under lunchen. Andra kan vara mer selektiva när de delar sina data med er. Oavsett vilket, så kan det vara svårt för kandidaterna att se eller förstå hur säkra era system egentligen är. Därför är det jätteviktigt att ni uppfyller normerna för GDPR enligt bästa praxis och som minimum visar användaren en bild som bekräftar att ansökningsprocessen är säker att använda.

Ett molnbaserat rekryteringssystem håller era egna och kandidaternas data skyddade och ger kandidaten en professionell användarupplevelse som inger förtroende.

<< Ladda ner vår rekryteringschecklista nu >>

Hur pålitliga är rekryteringssystemen?

Det huvudsakliga problemet som en del arbetsgivare har med sina rekryteringssystem gäller filtreringen. En ATS kan gå igenom och sålla bland tusentals cv:n väldigt mycket snabbare än vilket HR-team som helst. Men den här metodiken är dock baserad på sökningar efter nyckelord och termer. Det här förfarandet skiljer sig från när en människa läser ett cv, som då gör en bedömning av kandidatens totala kompetens, erfarenheter och kvalifikationer.

Detta innebär att bra kandidater kanske inte upptäcks om de kriterier som ATS:en söker efter inte finns angivna i deras cv:n. Detta är något som 88 procent av arbetsgivarna upplever som vanligt förekommande – en siffra som höjs till 94 procent när det gäller tjänster på mellanchefsnivå.

En lösning är att instruera ATS:en att söka efter ett stort antal termer som har med tjänsten att göra för att på så sätt hitta alla tänkbara kandidater.

En annan lösning är att välja ett rekryteringssystem där du har möjlighet att ställa flervalsfrågor i ansökningsformuläret i filtreringssyfte, exempelvis genom att fråga efter kunskaper om specifika system, ledarerfarenhet eller hur många års erfarenhet kandidaten har (om det är tillåtet enligt lag).

Därefter, när ett stort antal cv:n har filtrerats, kan rekryteringsteamet gå igenom de kandidater som uppfyller de mest grundläggande kriterierna. Det här är fortfarande det bästa och mest effektiva sättet att se till att bra kandidater inte faller mellan stolarna.

Praktiskt taget finns det inget som kan ersätta det som människor bidrar med i processen, och när man låter en ATS filtrera cv:n bör man ha detta i åtanke.

Strategier för smidig implementering av ATS inom HR

Med hundratals ATS-programvaror och lösningar ute på marknaden kan det kännas svårt att hitta det som är rätt för företaget. Det finns ett antal gratisprogram som erbjuder grundläggande funktioner. Men efter en tid känns det kanske som att ni sitter fast med applikationen när ni upptäcker att ni behöver tilläggsfunktioner som kostar pengar.

Vi rekommenderar att ni i första hand begränsar er till de funktioner som företaget verkligen behöver.

Dessa kommer i stort sett kretsa kring det rekryterande teamets ömma punkter, som att se till att det finns språkfunktioner som gör det möjligt att rekrytera från olika delar av världen eller att det finns gränssnitt som är kompatibla med andra system, som bakgrundskontroller för anställning i offentlig sektor eller drogtester i privata företag.

Om det är väldigt viktigt att kommunikationen är enhetlig och korrekt, så väljer ni med fördel en ATS där det är enkelt att skapa och redigera mejl och formulär, helst med möjlighet att lägga till element som är kopplade till ert varumärke för att tydligt särskilja er från andra.

När sökningen väl har begränsats så får HR-cheferna vanligtvis ut bäst resultat av en ATS genom att vidta följande steg:

Steg ett: informera hela HR-teamet. Berätta för all er HR-personal att ni söker efter ett nytt rekryteringssystem, och ge dem chansen att ställa frågor och komma med förslag angående de verktyg och funktioner de behöver och hur dessa skulle kunna implementeras.

Steg två: prata med ATS-leverantörerna. Boka in ett första möte mellan era HR-chefer och potentiella ATS-leverantörer. Under samtalet bör leverantören gå igenom implementeringsprocessen av systemet och bilda sig en egen heltäckande uppfattning om företagets behov och eventuella farhågor.

Steg tre: upprätta rekryteringssystemet. Under det här steget bör leverantören stå i kontakt med HR-cheferna allteftersom de upprättar och implementerar systemet i företaget. Leverantören kommer även att behöva ställa frågor och rådgöra med HR-teamet om eventuella problemställningar som kan uppstå.

Steg fyra: testa systemet. Bäst är om HR-personalen testar systemet, tar upp eventuella problem och ger feedback.

Steg fem: utbilda HR-teamet. HR-cheferna kan hålla i utbildningstillfällen för att lära resten av HR-teamet hur ATS:en fungerar. Att införa ett ATS-system är en ingen liten förändring, så låt teamet lära sig det i sin egen takt och gradvis bli alltmer förtrogna med den nya programvaran.

Även om HR-personalen kanske behöver lägga ner en del tid på att lära sig att använda en ATS, så kommer systemet i slutändan att spara tid åt dem och därmed pengar åt företaget.

Så här kan en väl implementerad ATS förbättra företagskulturen

En väl fungerande ATS ger HR-personalen möjlighet att främja och stärka företagskulturen.

Eftersom ATS:en tar hand om merparten av de repetitiva och triviala uppgifterna inom rekrytering, får rekryteringschefer och HR-team större frihet att fokusera på det som mekaniska ATS:er inte kan göra – intervjua och utvärdera kandidater, och avgöra vem som bäst passar med företagskulturen.

Och när ATS:en gör ett enastående intryck på kandidaterna, så lyfter den samtidigt fram företagskulturen och lägger grunden till framgång för de nyanställda, allt från rekrytering till introduktion och tiden efter det.

Vad kommer härnäst när det gäller rekryteringssystemen?

ATS-programmen finns redan överallt. 97 procent av Fortune 500-företagen använder dem, och 35 procent av de mindre organisationerna förlitar sig till rekryteringsprogram.

Utvecklingen inom den närmaste framtiden kommer förmodligen vara inriktad mot att göra upplevelsen ännu bättre och smidigare för rekryteringsteamen och kandidaterna. Förbättrad användarupplevelse, smartare användning av cv-uppgifter och fler funktioner för intervjubokning och administration är de frågor som främst upptar ATS-leverantörernas fokus.

Sedan har vi ju de nya möjligheterna med AI för att förbättra kandidaternas upplevelser. Er chattbot klarar inte bara av att svara på frågor om den lediga tjänsten på ett mänskligt och engagerande sätt. Den kan också ge sökande kandidater inspiration vad gäller företagets mission, etiska grundsyn och arbetsmiljö.

Men det alla funderar på är hur AI kommer att påverka rekryteringssystemets inflytande, effektivitet och avkastning. Många använder redan AI för att skapa profiler och gallra sökanden. Nästa logiska steg är att använda AI till att finkamma sociala plattformar för att hitta potentiella kandidater som uttrycker intresse för de aktuella tjänsterna – passiva kandidater som kanske blir kvar på företaget lite längre.

Det finns emellertid en oro för att de här framstegen ska leda till partiskhet inom rekrytering. Lägger man för mycket ansvar på något som i grunden alltid kommer att vara humandrivna parametrar och meddelanden? Även om den här frågan ännu är i sin linda, så har ett antal fall tagits upp i domstolar runt om i världen om just detta.

Vanliga frågor om rekryteringssystem

Vilken roll har en ATS inom rekrytering?

Ett rekryteringssystem (ATS) är en digital applikation som används av företag, HR-avdelningar och rekryterande team i samband med rekrytering.

En ATS hanterar och stöder ett antal rekryteringsaktiviteter, som att föra in lediga tjänster på jobbsajter, jämföra och filtrera ansökningar, filtrera cv:n, gallra kandidater, boka intervjuer och underlätta samarbetet för rekryteringsteamet.

Krävs mycket utbildning för att HR-teamen ska kunna använda en ATS?

En bra ATS är en applikation som man kan använda direkt. Vanligtvis följer de samma kandidatresa som flertalet HR-avdelningar redan har använt i många år. För de ATS-plattformar som har ett modernt användargränssnitt med en modern användarupplevelse, så bör det bli relativt enkelt för era team att komma igång så snart systemet är implementerat. Till vissa traditionella och mer besvärliga plattformar kan det krävas att HR-team, rekryteringsteam och rekryteringschefer får extra utbildning.

Med det sagt, så kom ihåg att be leverantören om utbildning så att ni kan få ut så mycket som möjligt av verktygen ni har till ert förfogande.

Hur kan en ATS bidra till att hitta och analysera rekryteringsdata?

På en grundläggande nivå kan mätdata hjälpa till att identifiera de mest prisvärda rekryteringskanalerna och annonskampanjerna, men också ge vägledning om hur ni bör investera i olika medier framöver. Sedan har vi den praktiska biten. Jämför olika mätdata, som tid från inlämnad ansökan till undertecknat anställningsavtal i förhållande till tid från godkänd jobbrekvisition till undertecknat anställningsavtal, så kan det hända att ni upptäcker att vissa team, avdelningar eller befattningar behöver granskas.

Närmare bestämt så kan mätdata visa hur väl er rekryteringsstrategi fungerar. Ni kan exempelvis låta era data ingå i era rapporter om mångfald, rättvisa och inkludering (DEI), eller jämföra rekryteringsmetod i förhållande till hur länge personen stannar på företaget. Nu när kampen om kompetens är så intensiv och kostnaderna för rekrytering ökar, så kan rekryteringsstatistik ge er viktiga konkurrensfördelar.

Hur sköts regelefterlevnad och datasäkerhet för ATS:en?

Rekryteringssystem är till sin natur bättre rustade för datasäkerhet. Till att börja med så är informationen lagrad i molnet, till skillnad från förr då den förvarades i skåp på HR-avdelningarna. Det ska också vara möjligt att klart avgränsa åtkomsten till att bara omfatta behörig personal, som först måste ta sig förbi en flerfaktorsautentisering innan de kan få fram några privata uppgifter.

Det kan vara värt att notera att det oftast är upp till användarna att se till att de använder den senaste versionen av ATS:en för att få ett uppdaterat skydd. Varje leverantör hanterar regelefterlevnad och säkerhet på olika sätt, så det kan vara klokt att fråga om detta under utvärderingen.

Kan en ATS kopplas ihop med andra HR-program och HR-verktyg?

Absolut! De bästa rekryteringssystemen kan enkelt kombineras med era befintliga HR-paket, så att det fungerar tillsammans med separata kandidathanteringssystem (CMS), introduktionsapplikationer och personalhanteringssystem.

En del ATS-applikationer kan även utgöra en del av en mer omfattande HR-plattform och leverera en fullständigt enhetlig approach under hela medarbetarresan, såväl som ännu kraftfullare rekryterings- och personalanalyser samt MI-verktyg.

Rekommenderas för vidare läsning

Medför en ATS några nackdelar eller begränsningar för arbetsgivaren?

Vissa arbetsgivare kämpar med att få ut så mycket som möjligt av sin ATS och har problem med att filtrera kandidater på bästa sätt. Detta beror helt enkelt på att ATS-plattformarna filtrerar cv:n genom sökning efter nyckelord och specifika termer. Om kandidaterna inte kontrollerar stavningen av nyckelord eller termer kan det hända att de inte tar sig vidare till nästa steg.

Men de arbetsgivare som tar sig tid att ställa in sitt system noggrant så att det söker efter ett stort antal termer har inte lika svårt att få ut en lång lista som har med alla de bästa kandidaterna.

Rätt ATS frigör tid så att rekryteringsteamet kan fokusera på det som är viktigast

För HR finns det många klara fördelar med ATS-plattformarna. Ur ett ekonomiskt perspektiv så sparar systemet tid och pengar åt HR-teamet. I ett bredare perspektiv hjälper ATS:en till att hitta och anställa den bästa kandidaten på snabbast möjliga sätt.

Dessutom kan en ATS ha en positiv inverkan på de aktiviteter som rör mångfald, jämställdhet och inkludering. Den kan också bidra med fördjupning och mätbara kunskaper till er HR-strategi.

Om ni vill anlita någon som kan ge er rekryteringsprocess ett lyft, så skulle en ATS verkligen vara en enastående kandidat.

Upptäck hur Bob förändrar dina anställningsmetoder och levererar värdefulla anställningsinsikter.